# Onboarding Entreprise ↔ client — Vérification d'identité (KYB) 📌 **AUDIENCE :** Dirigeants, représentants légaux et mandataires d'entreprise ## À propos de ce guide Ce guide explique le parcours d'onboarding entreprise de Seqino. Il s'adresse au dirigeant, au représentant légal ou à toute personne mandatée pour compléter ce parcours au nom de l'entreprise. Il s'agit d'un parcours hébergé par Seqino : votre application crée une session de vérification, partage le lien d'onboarding au client final, qui complète le parcours en ligne. Les statuts sont mis à jour côté Seqino et restitués à votre application. En quelques minutes, en ligne, le client : - renseigne les informations de son entreprise - déclare ses dirigeants et bénéficiaires effectifs - désigne le contact et le signataire - donne son consentement - puis dépose les justificatifs d'identité demandés dans un portail de vérification. > **BON À SAVOIR :** La progression du client est sauvegardée automatiquement : il peut quitter et reprendre à tout moment. ## Concepts clés | Terme | Définition | | --- | --- | | **KYB** | Vérification d'identité de l'entreprise (Know Your Business). | | **Bénéficiaire effectif (UBO)** | Personne physique qui détient ou contrôle l'entreprise. | | **Représentant légal** | Personne habilitée à représenter légalement l'entreprise. | | **Signataire** | Personne autorisée à signer au nom de l'entreprise. | | **Délégation de pouvoir** | Autorité accordée à un tiers via une procuration ; la signature d'un représentant légal peut alors être requise. | | **Consentement** | Autorisation de procéder à la vérification, conformément aux obligations réglementaires. | | **Session de vérification** | Instance d'onboarding créée pour une entreprise, identifiée de façon unique. | | **Portail de vérification** | Espace où sont déposés et suivis les justificatifs d'identité des personnes. | ## Vue d'ensemble du flux ```mermaid sequenceDiagram participant App as Votre application (éditeur) participant API as API Seqino participant Client as Client final (entreprise) App->>API: Création d'une session de vérification API-->>App: Identifiant de session + lien d'onboarding App->>Client: Partage du lien d'onboarding Client->>API: Parcours hébergé (infos entreprise, UBO, pièces…) API-->>App: Webhook : changement de statut App->>API: Récupération du résultat de vérification ``` *Cycle de vie d'une session de vérification (KYB/KYC).* 1. **Créer une session** de vérification pour l'entreprise via l'API. 2. **Partager le lien d'onboarding** retourné au client final (par e-mail, dans votre interface, etc.). 3. Le client **complète le parcours hébergé** (voir « Le parcours côté client »). 4. **Récupérer le résultat** : par notification webhook et/ou interrogation du statut de la session. ## Reprise & accès partagé La progression du client est sauvegardée automatiquement : il peut quitter puis reprendre via le lien reçu par e-mail ou le lien d'onboarding initial. Le parcours peut être complété à plusieurs (fonction « Partager l'accès » du portail). ## Le parcours côté client **Ce qu'il faut prévoir avant de commencer :** - **Le numéro d'immatriculation** de l'entreprise (SIREN / SIRET), ou son nom exact. - **Les coordonnées de l'entreprise** : adresse, forme juridique, numéro de TVA intracommunautaire. - **L'identité des dirigeants et bénéficiaires effectifs** (les personnes qui détiennent ou contrôlent l'entreprise). - **Une pièce d'identité valide par personne à vérifier** : carte nationale d'identité, passeport ou titre de séjour, non expirés. - Environ **5 minutes** pour le questionnaire et le dépôt des documents. > **Reprendre plus tard :** À tout moment, vous pouvez cliquer sur *« Enregistrer pour plus tard »*. Pour reprendre, utilisez le lien reçu par e-mail ou le lien d'onboarding initial qui vous a été partagé. > **Assistance :** En cas de difficulté, contactez l'équipe support Seqino. **Les grandes étapes :** L'écran de bienvenue annonce cinq thèmes. Concrètement, le questionnaire se déroule en **six étapes courtes**, suivies par votre progression dans une **barre en haut de l'écran**. Une fois le questionnaire soumis, le **portail de vérification** prend le relais pour le dépôt des justificatifs d'identité. | Étape | Ce que vous faites | | --- | --- | | **1. Bienvenue** | Vous prenez connaissance du déroulé et du temps nécessaire. | | **2. Identification** | Vous retrouvez votre entreprise par son nom ou son numéro d'immatriculation. | | **3. Vérification** | Vous vérifiez et complétez les informations de l'entreprise. | | **4. Dirigeants & UBO** | Vous confirmez les bénéficiaires effectifs et les représentants légaux. | | **5. Contact & signataire** | Vous désignez le contact du dossier et la personne habilitée à signer. | | **6. Consentement** | Vous autorisez la vérification de votre entreprise. | | **Portail de vérification** | Vous déposez la pièce d'identité demandée pour chaque personne. | ## 1. DÉMARRAGE ### Démarrer ou reprendre votre onboarding Sur l'écran d'accueil, deux choix : **« Commencer un nouvel onboarding »** pour démarrer, ou **« Reprendre votre onboarding »** en saisissant votre e-mail — un lien de reprise vous est alors envoyé. ![Capture d'écran : écran d'accueil Seqino avec le bouton « Commencer un nouvel onboarding » et le champ e-mail « Reprendre votre onboarding ».](/assets/onboarding-01.610b16e9b7f6a3707320719d938192d5d669721ae2f337d2e30f3e3bbaf059f8.71a4f21c.jpg) ### Étape 1 : Écran de bienvenue Cet écran présente la **structure du questionnaire** (informations légales, bénéficiaires effectifs et dirigeants, informations réglementaires, consentements, justificatifs d'identité), le **temps estimé** et la possibilité de reprendre plus tard. Cliquez sur *« Étape suivante »* pour continuer. ![Capture d'écran : écran de bienvenue détaillant la structure en 5 sections, le temps nécessaire (~5 minutes) et les modalités de reprise.](/assets/onboarding-02.541325101749b8c7c3c7a3f50171e46543fcb3400e7c3d0e7e2eb0539a621811.71a4f21c.jpg) ### Étape 2 : Identifier votre entreprise Sélectionnez le **pays d'origine**, puis saisissez le **nom de l'entreprise**. Vous pouvez aussi activer *« Rechercher par numéro d'immatriculation »* pour une recherche par SIREN/SIRET. Cliquez sur *« Rechercher votre entreprise »*. ![Capture d'écran : formulaire d'identification (pays d'origine, nom de l'entreprise).](/assets/onboarding-03.8e2087fd5767f56b495ddcd0dde0d9545d212051df286516e98711b18617c5a3.71a4f21c.jpg) Sélectionnez votre entreprise dans la liste des résultats. Si elle n'apparaît pas, utilisez *« Remplissez les détails manuellement »*. Puis *« Étape suivante »*. ![Captures d'écran : liste des résultats de recherche avec option de saisie manuelle.](/assets/onboarding-04.d07e97341b474fe67ff0ceae21ff7bfee73262e4e391e267802e6f3a10b3f6e1.71a4f21c.jpg) ### Étape 3 : Vérifier les informations de votre entreprise Les informations connues sont pré-remplies : **nom, numéro d'enregistrement, pays, adresse, forme juridique (ISO 20275)** et **numéro d'identification fiscale**. Vérifiez-les, corrigez si besoin et complétez les champs manquants. ![Capture d'écran : formulaire de vérification des informations de l'entreprise avec champs pré-remplis.](/assets/onboarding-05.b0b2300459fcae6861cfe66a064868e6ab4d99ce0edea0a9dd015a4b9a8b88aa.71a4f21c.jpg) ### Étape 4 : Déclarer les bénéficiaires effectifs et dirigeants L'écran *« Personnes liées »* liste les personnes associées à l'entreprise, avec leur rôle : **Bénéficiaire effectif** (personne qui détient ou contrôle l'entreprise) et/ou **Représentant légal**. Vérifiez la liste, modifiez si nécessaire, ou utilisez *« Ajouter un individu »* pour compléter. ![Capture d'écran : liste « Personnes liées » avec rôles (Bénéficiaire Effectif / Représentant Légal) et bouton « Ajouter un individu ».](/assets/onboarding-06.097236a477ddbc68f550439d400d91aed09dd38f86920a23814937d4a35f7702.71a4f21c.jpg) ### Étape 5 : Désigner le contact et le signataire Indiquez le **contact principal** du dossier (votre nom et votre e-mail), puis désignez le **signataire**, c'est-à-dire la personne habilitée à agir au nom de l'entreprise. ![Capture d'écran : désignation du contact.](/assets/onboarding-07.a0af0d3874028794e195d6467016201afa8e3d0cee0fe4bb5effc211a4e1c509.71a4f21c.jpg) Deux cas de figure pour le signataire : - **Vous êtes représentant légal** (gérant, directeur, PDG, associé gérant…) : vous confirmez disposer de l'autorité pour représenter l'entreprise. - **Vous avez reçu délégation de pouvoir** via une procuration : vous désignez la personne qui vous l'a accordée (le délégant). La signature d'un représentant légal peut alors être requise. ![Capture d'écran : désignation du signataire.](/assets/onboarding-08.e5a91230cbb02a84349008bff1cf4b7dceffd21928aa496e21a3d508dfbf5518.71a4f21c.jpg) ### Étape 6 : Donner votre consentement Vous autorisez l'utilisation des informations transmises pour vérifier l'identité de l'entreprise, de ses représentants et de ses bénéficiaires effectifs, et certifiez qu'elles sont exactes, complètes et à jour. Répondez **« Oui »** pour poursuivre. ![Capture d'écran : écran de consentement à la vérification avec choix « Oui » / « Non ».](/assets/onboarding-09.933e448dabd89428507103bb55bba9538e9e1fa953b522597f18fff40766f152.71a4f21c.jpg) ## 2. TRAITEMENT ### Préparation des vérifications Après le consentement, un court écran de chargement prépare les **vérifications complémentaires**. Ne fermez pas l'onglet pendant cette étape, qui ne prend que quelques secondes. ![Capture d'écran : écran de chargement « Un instant pendant que nous préparons les vérifications supplémentaires à effectuer. »](/assets/onboarding-10.4db87d777e0819f0e9248ed0af024995723004cdbdbc5a2f5aea996498475549.71a4f21c.jpg) ## 3. LE PORTAIL DE VÉRIFICATION Une fois le questionnaire soumis, vous arrivez sur le **Portail de Vérification**. Il regroupe, **personne par personne**, les **actions en attente** — principalement le dépôt d'une pièce d'identité. La progression y est aussi sauvegardée, et l'accès peut être partagé via *« Partager l'accès »*. ### Vos actions en attente Le portail affiche le nombre total d'**actions en attente** et, sous chaque personne, le ou les documents à fournir. Cliquez sur *« Choisir un fichier »* pour déposer le document demandé. ![Capture d'écran : Portail de Vérification listant les personnes (Charles Nicolas Foucque, Philippe Marie Michel Garsuault, Thomas De monti) avec 1 action en attente chacune.](/assets/onboarding-11.47f3f84b4de1947e9aa3f6432aaba96331adbceeb35dcdcf3755afec009deec0.71a4f21c.jpg) ### Déposer une pièce d'identité Une fenêtre s'ouvre pour le dépôt. Fournissez une pièce d'identité **officielle, valide et non expirée** (CNI, passeport ou titre de séjour). Déposez le **recto (requis)** et, le cas échéant, le **verso**, puis cliquez sur *« Envoyer »*. ![Capture d'écran : fenêtre de dépôt « Document d'identité » avec zones Recto (requis) et Verso.](/assets/onboarding-12.2b6bb3195d620e4e823decfb3636b3c1bd627e36329780e98e2dd3b1ad7a6b89.71a4f21c.jpg) ### Vérification en cours Après l'envoi, le document passe **« En traitement »** : il est analysé automatiquement. Patientez quelques instants pendant cette vérification. ![Capture d'écran : fenêtre de dépôt avec statut « En traitement » et indicateur de chargement.](/assets/onboarding-13.fdda463c577c08360e991981e9a3bc7e3d0a8594db2cbac6038d5ed7a794c5be.71a4f21c.jpg) ### Document rejeté : que faire Si un document est **« Rejeté »** (illisible, expiré ou non conforme), l'action repasse en attente. Déposez à nouveau une pièce valide en suivant la même procédure jusqu'à validation. ![Capture d'écran : fenêtre de dépôt avec statut « Rejeté ».](/assets/onboarding-14.14c12e201613cd984a0697e00349f245ee97cf148d7e24f75e5a56f51d0118d6.71a4f21c.jpg) ## 4. COMPRENDRE LES STATUTS D'UN DOCUMENT | Statut | Signification | Votre action | | --- | --- | --- | | **En attente** | Le document n'a pas encore été déposé. | Déposez le fichier demandé. | | **En traitement** | Le document est en cours de vérification. | Patientez quelques instants. | | **Rejeté** | Le document n'est pas conforme ou lisible. | Déposez à nouveau une pièce valide. | | **Validé** | Le document est accepté. | Aucune action requise. | ## Bonnes pratiques - **Ne stockez pas** les pièces d'identité côté éditeur : le parcours hébergé et le portail s'en chargent. - Traitez le statut **Rejeté** dans votre interface : invitez le client à redéposer une pièce valide jusqu'à validation. - Conservez l'`onboarding_url` : elle permet au client de reprendre un parcours interrompu. ## Questions fréquentes **Puis-je m'interrompre et reprendre plus tard ?** Oui. Votre progression est sauvegardée automatiquement. Reprenez via le lien reçu par e-mail ou le lien d'onboarding initial. **Une autre personne peut-elle compléter le parcours ?** Oui, en partageant l'accès depuis le bouton *« Partager l'accès »* du portail de vérification. **Quels documents d'identité sont acceptés ?** Une carte nationale d'identité, un passeport ou un titre de séjour, en cours de validité (non expirés). **Mon document a été rejeté, pourquoi ?** Le plus souvent : document expiré, illisible, incomplet (recto manquant) ou non conforme. Déposez une pièce valide et lisible. **J'ai besoin d'aide.** Contactez l'équipe support Seqino, qui pourra vous accompagner dans votre démarche.